Dans le cadre de la gestion administrative, vous apportez votre aide à la planification et à l’organisation des activités afin de faciliter la gestion de l’information en interne et en externe et la coordination administrative. Dans le respect des procédures, vous assurez la gestion des commandes et participez aux négociations avec les fournisseurs ou les prestataires afin de fournir aux donneurs d’ordre les produits et services demandés.
Principales responsabilités :
- Assurer la gestion administrative de l’activité et un support aux opérationnels.
Planifier et organiser les rendez-vous, réunions, déplacements, séminaires et en coordonner le déroulement. Assurer le traitement et la transmission des courriers, e-mails et appels téléphoniques. Relancer les interlocuteurs pour obtenir les réponses ou documents attendus. Rédiger et diffuser les présentations, comptes-rendus, courriers et notes. Assurer la recherche et le traitement de toute autre information concernant les dossiers spécifiques confiés. Analyser les éléments et fait ressortir les points importants.
- Contribuer à fluidifier les échanges au sein de l’entité.
Assurer l’accueil des visiteurs, renseigner les interlocuteurs et les orienter. Faciliter l’intégration des nouveaux collaborateurs en termes de support et d’outils mis à leur disposition. Assurer la diffusion et l’explication des procédures administratives en vigueur dans l’entreprise.
- Contribuer à l’organisation logistique de l’entité.
Participer à l’organisation des espaces de travail. Déclencher et s’assurer de l’état d’avancement des aménagements. Réaliser l’approvisionnement des fournitures administratives. Organiser la gestion documentaire, le classement et l’archivage
- Contribuer à la gestion des achats.
Assurer le suivi des achats réalisés, le reporting des commandes passées et le suivi des coûts. Assurer les travaux administratifs liés à la gestion des achats.
- Assurer la passation des commandes d’achats.
Consolider et vérifier les demandes d’achats, élaborer et faire signer les commandes dans le respect des procédures. Assurer les contacts avec les fournisseurs pour les sensibiliser aux particularités ou exigences spécifiques liées aux commandes. Collecter toute information complémentaire de nature à permettre la gestion des commandes.
- Assurer le suivi des commandes.
Assurer le suivi de l’avancement de la commande et en effectuer le reporting. Relancer les fournisseurs et les sensibiliser aux exigences de l’entreprise. Tenir informés ses interlocuteurs en cas de retard ou de conditions d’exécution particulières.
- Contribuer à l’amélioration de la qualité
Garantir le respect de l’éthique et assurer le respect des procédures de gestion des achats. Mettre en œuvre les moyens facilitant la fourniture des produits ou prestations dans le respect des coûts et des délais.
- Participer à l’organiser les évènements internes
Assister la chargée de communication interne pour organiser des conventions, des séminaires, ou des journées permettant aux directeurs de partager des informations sur la stratégie, les résultats, les nouveaux services… et favorisant la cohésion des équipes. Participer à la conception des manifestations relatives à des moments particuliers de la vie de l’entreprise
Profil :
-Bonnes capacités rédactionnelles en anglais et en français
-Excellente expression orale en anglais et en français
-Très bonne maîtrise des techniques et outils bureautiques (Office 365)
-Capacités d’organisation, polyvalence
-Discrétion et confidentialité
-Aptitude à travailler en équipe
-Bon relationnel et capacité à favoriser les relations directes
-Bonne présentation
-Rigueur et méthode
-Flexibilité
